Rimborsi spese e trasferte non tassati

Con la Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 l’Agenzia delle Entrate chiarisce una delle innovazioni più rilevanti introdotte dall’articolo 3 comma 1 lettera b) numero 3) del decreto delegato IRPEF D.Lgs. n. 192/2024: il nuovo trattamento fiscale delle trasferte effettuate dai lavoratori dipendenti all’interno del territorio comunale. 

Il tema è particolarmente rilevante perché riguarda una fattispecie molto frequente nella prassi aziendale, che fino al 2024 era regolata da una normativa rigida e spesso penalizzante per i lavoratori che aveva escluso, di fatto, molte tipologie di spesa dalla non imponibilità.

In base alla disciplina previgente, infatti, le indennità e i rimborsi delle spese sostenute per trasferte nel comune della sede di lavoro concorrevano integralmente alla formazione del reddito, fatta eccezione per le sole spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore. 

Il superamento del vincolo dei “documenti provenienti dal vettore”

Dal 1° gennaio 2025 il legislatore ha scelto di abbandonare il riferimento ai “documenti del vettore”, sostituendolo con un criterio più ampio.

La nuova formulazione prevede infatti che i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto non concorrono alla formazione del reddito se risultano comprovati e documentati, indipendentemente dalla fonte del documento.

La circolare sottolinea come questa modifica risponda a un’esigenza di semplificazione e di maggiore equità fiscale.

Questo cambiamento segna un passaggio importante: l’attenzione non è più concentrata sulla natura del soggetto che emette il documento, ma sulla capacità della documentazione di dimostrare l’effettivo sostenimento della spesa in relazione all’attività lavorativa. La circolare sottolinea che tale modifica risponde a un’esigenza di semplificazione e di maggiore coerenza con la disciplina delle trasferte extra-comunali.

Il rimborso chilometrico diventa fiscalmente neutro anche nel comune

Uno degli effetti più significativi della nuova formulazione riguarda il rimborso chilometrico. In passato, l’utilizzo del mezzo proprio per spostamenti all’interno del comune comportava sempre l’imponibilità del rimborso, anche quando l’importo era determinato secondo i parametri delle tabelle ACI. Dal 2025, invece, il rimborso chilometrico può essere escluso dal reddito, a condizione che sia calcolato sulla base delle tabelle ACI e adeguatamente documentato.

La circolare chiarisce che la documentazione interna aziendale deve consentire di ricostruire la percorrenza, il tipo di veicolo utilizzato e il criterio di calcolo adottato. In questo modo, il rimborso assume la funzione di ristoro di un costo sostenuto per conto dell’azienda, allineandosi al trattamento già previsto per le trasferte fuori dal territorio comunale.

Pedaggi e parcheggi: un chiarimento atteso

Un ulteriore chiarimento di rilievo riguarda la qualificazione delle spese di pedaggio e parcheggio. La Circolare 15/E afferma espressamente che tali oneri rientrano tra le spese di viaggio e, pertanto, i relativi rimborsi non concorrono alla formazione del reddito se debitamente documentati. È sufficiente che i giustificativi consentano di identificare in modo certo il veicolo e la sosta effettuata.

Questo chiarimento supera precedenti orientamenti più restrittivi e contribuisce a rendere la disciplina dei rimborsi più aderente alla realtà operativa delle imprese e dei lavoratori, in cui tali spese rappresentano costi accessori ma inevitabili.

Decorrenza e applicazione pratica della nuova disciplina

La Circolare precisa, infine, che la nuova disciplina si applica ai rimborsi erogati a decorrere dal 1° gennaio 2025.

Fermo restando il rispetto del principio di cassa allargato, la nuova disciplina si applica, quindi, anche ai rimborsi relativi a spese sostenute nel periodo d’imposta precedente per trasferte e missioni effettuate all’interno del territorio comunale.